fbpx

พูดถึงลอนดอน

หน้าปกเว็บไซต์

คุณใช้เวลาเท่าไรในการส่ง ตรวจสอบ และตอบกลับอีเมล

ในที่ทำงาน การเขียนและส่งอีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารทั่วไป นอกจากนี้ยังเป็นวิธีการสื่อสารที่เหมาะสมที่สุด เนื่องจากรวดเร็วและมีประสิทธิภาพในทุกสาขาและทุกหน้าที่งาน นอกจากนี้ จากการเพิ่มขึ้นของการทำงานทางไกล (เช่น การทำงานจากที่บ้าน) ในสถานที่ทำงานหลายแห่ง ความถี่ในการเขียน อ่าน ตรวจสอบ และตอบกลับอีเมลก็เพิ่มขึ้น

จากการวิจัยของ Statista มีผู้ใช้อีเมลประมาณ 4 พันล้านคน และในปี 2024 ตัวเลขนี้คาดว่าจะเพิ่มขึ้นเป็น 4.48 พันล้านคน อย่างไรก็ตาม จำนวนอีเมลที่ได้รับ ส่ง และตรวจทานอาจนำไปสู่ความเครียดจากงานและความเหนื่อยหน่าย ในกรณีอื่นๆ คุณอาจสงสัยและถามตัวเองว่า 'ฉันจะตอบกลับอีเมลนี้อย่างไร' หากคุณต้องการใช้เวลาน้อยลงในการกังวลก่อนที่จะคลิก 'ส่ง' คุณต้องเก่งขึ้นในการสร้างอีเมลดีๆ ที่จะช่วยคุณประหยัดเวลา ซึ่งสามารถนำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น!

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับ XNUMX ข้อในการสร้างอีเมลธุรกิจที่สมบูรณ์แบบ

เคล็ดลับ 1 - คำทักทาย

คุณจะได้รับโอกาสเพียงครั้งเดียว ดังนั้นคุณต้องแน่ใจว่าการโต้ตอบครั้งแรกมีประสิทธิผล เพราะการแสดงครั้งแรกจะติดอยู่กับผู้คน สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่า หากคุณกำลังเขียนถึงเพื่อนร่วมงานหรือบุคคลที่คุณมีความสัมพันธ์ด้วยอยู่แล้ว คุณสามารถเริ่มอีเมลด้วยคำว่า "สวัสดี" หรือ "สวัสดี" อย่างไรก็ตาม หากคุณเขียนถึงบุคคลที่ไม่ได้มีความสัมพันธ์ทางธุรกิจอย่างเป็นทางการด้วย เช่น ลูกค้าหรือผู้จัดการฝ่ายจ้างงาน ให้ขึ้นต้นด้วย “Dear”

เคล็ดลับ 2 - เข้าใจความตั้งใจของคุณ คุณต้องการสื่อถึงอีเมลประเภทใด

พิจารณาสิ่งต่อไปนี้ก่อนเขียนข้อความ: ฉันหวังว่าอีเมลของฉันจะให้ผลลัพธ์อะไร ฉันขออะไรจากผู้รับ (ผู้ที่จะได้รับอีเมล) การถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้จะช่วยให้คุณสร้างอีเมลด้วยความตั้งใจที่ชัดเจน เนื่องจากอีเมลธุรกิจมักจะสั้น สุภาพ และส่งโดยมีเป้าหมายเฉพาะในใจ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวเรื่องของคุณมีข้อมูลเกี่ยวกับหัวข้อที่คุณต้องการพูดถึง เพื่อให้ผู้รับเข้าใจได้ชัดเจน วิธีนี้จะหยุดไม่ให้ส่งอีเมลไปมา (ส่งอีเมลจำนวนมาก) เนื่องจากความสับสน

เคล็ดลับ 3 – เข้าประเด็น ทำให้อีเมลของคุณชัดเจน กระชับ และสั้น

นักวิจัยอ้างว่าอีเมลทุกฉบับเป็นการขัดจังหวะ ดังนั้นอีเมลของคุณต้องมีคุณค่าหากคุณขอให้ใครสักคนอ่าน Jeff Su กล่าวใน Harvard Business Review ว่า “อย่าเสียเวลาหรือคำพูดเพื่อเข้าสู่ประเด็นของคุณ จงอธิบายให้ชัดเจนว่าเหตุใดคุณจึงส่งข้อความและต้องการอะไร” เหตุผลสำคัญบางประการที่ทำให้คุณเขียนอีเมลแบบมืออาชีพก็เพื่อแบ่งปันข้อมูลและให้ข้อมูลอัปเดตแก่เพื่อนร่วมงานและ/หรือบุคคลอื่น

โปรดจำไว้ว่า อีเมลธุรกิจแบบมืออาชีพมักเป็นรูปแบบที่ดีที่สุดสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ เนื่องจากช่วยประหยัดเวลา ดังนั้น หลีกเลี่ยงข้อความยาวๆ เนื่องจากอีเมลสั้นๆ แสดงว่าคุณเคารพเวลาของผู้รับ  

อีเมลอยู่ที่นี่และสำหรับอนาคต อาจเป็นวิธีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในโลกของธุรกิจและอาจจะเป็นเช่นนั้นเสมอไป นี่แสดงให้เห็นว่าการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพเป็นทักษะสำคัญในการเรียนรู้และต้องใช้เวลาในการฝึกฝน เคล็ดลับที่กล่าวมาข้างต้นจะช่วยให้คุณพัฒนาทักษะในการส่งอีเมลแบบมืออาชีพได้

ผู้เขียน: Uwaisครูสอนภาษาอังกฤษ