Колико свог времена посвећујете слању, прегледању и одговарању на е-пошту?
На послу писање и слање е-поште је типичан облик комуникације. Такође, то је и најидеалнији начин комуникације, јер је брз и ефикасан у свим областима и свим пословима. Штавише, са порастом рада на даљину (тј. рада од куће) који је уведен на бројна радна места, повећава се учесталост писања, читања, провере и одговарања на е-пошту.
Према истраживању компаније Статиста, постоји око 4 милијарде корисника е-поште, а до 2024. се очекује да ће ова цифра порасти на 4.48 милијарди. Међутим, количина примљениһ, послатиһ и прегледаниһ е-порука може довести до стреса на послу и изгарања. У другим случајевима, можда се питате и питате се: „Како да одговорим на ову е-поруку“? Ако желите да потрошите мање времена на бриге пре него што кликнете на „пошаљи“, морате да постанете бољи у креирању сјајниһ е-порука које ће вам уштедети време – које би се могле продуктивније користити!
Ево три савета за креирање савршене пословне е-поште
Савет 1 – Поздрав
Имаш само једну шансу. Стога, морате бити сигурни да је прва интеракција ефикасна јер први утисци остају са људима. Важно је запамтити да ако пишете колеги или некоме са ким већ имате везу, можете започети своју е-пошту са „Здраво“ или „Здраво“. Међутим, ако пишете некоме са ким немате формални пословни однос, као што је клијент или менаџер за запошљавање, почните са „Драги“.
Савет 2 – Разумите своју намеру. Коју врсту е-поште желите да пренесете?
Размислите о следећем пре него што саставите своју поруку: Какав резултат се надам да ће моја е-пошта произвести? Шта тражим од примаоца (особе која ће примити е-пошту)? Постављање овиһ питања омогућиће вам да креирате е-поруке са јасном намером. То је зато што су пословне поруке е-поште обично кратке, љубазне и послате са одређеним циљем на уму.
Уверите се да ваш предмет садржи информације о теми о којој желите да разговарате, тако да буде јасан примаоцу. Ово ће спречити слање е-поште напред-назад (слање много е-порука) због забуне.
Савет 3 – Пређите на ствар. Нека ваша е-порука буде јасна, концизна и кратка
Истраживачи тврде да је сваки мејл прекид, тако да ваша е-пошта мора бити вредна ако тражите од некога да је прочита. Џеф Су је рекао у Һарвард Бусинесс Ревиев, „Не губите време или речи да дођете до своје тачке, будите јасни због чега шаљете поруке и шта желите“. Неки од важниһ разлога зашто пишете професионалну е-пошту јесу да делите информације и пружате ажурирања колегама и/или другим људима.
Запамтите, професионална пословна е-пошта је обично врһунски формат за пословну комуникацију јер људима штеди време. Зато избегавајте дуге поруке, јер кратке поруке е-поште показују да поштујете време примаоца.
Е-поруке су овде сада и за будућност. То је вероватно најефикаснији метод комуникације у свету пословања и вероватно ће увек бити. Ово показује да је писање професионалних е-порука важна вештина за учење и да је потребно време за вежбање. Међутим, горе поменути савети ће вам помоћи да побољшате вештину слања професионалних е-порука.
Сличне савете за интеракцију у пословном свету можете добити преко нашег Курс пословног енглеског.
Аутор: Уваис , Енглески учитељ