Hoeveel van uw tijd besteedt u aan het verzenden, beoordelen en beantwoorden van e-mails?
Op het werk is het schrijven en versturen van e-mails een typische vorm van communicatie. Het is ook de meest ideale manier van communiceren, omdat het snel en effectief is op alle gebieden en alle functies. Bovendien, met de toename van werken op afstand (dwz thuiswerken) geïntroduceerd op tal van werkplekken, neemt de frequentie van het schrijven, lezen, controleren en beantwoorden van e-mails toe.
Volgens onderzoek van Statista zijn er ongeveer 4 miljard e-mailgebruikers en tegen 2024 zal dit cijfer naar verwachting stijgen tot 4.48 miljard. Het aantal ontvangen, verzonden en beoordeelde e-mails kan echter leiden tot werkstress en burn-out. In andere gevallen vraagt u zich misschien af: 'Hoe reageer ik op deze e-mail'? Als u minder tijd wilt besteden aan piekeren voordat u op 'verzenden' klikt, moet u beter worden in het maken van geweldige e-mails die u tijd besparen - die u productiever kunt gebruiken!
Hier zijn drie tips voor het maken van de perfecte zakelijke e-mail
Tip 1 – Begroeten
Je krijgt maar één kans. Daarom moet je ervoor zorgen dat de eerste interactie effectief is, omdat de eerste indrukken bij mensen blijven hangen. Het is belangrijk om te onthouden dat als u schrijft naar een collega of iemand met wie u al een verbinding heeft, u uw e-mail kunt beginnen met "Hallo" of "Hallo". Als u echter naar iemand schrijft met wie u geen formele zakelijke relatie heeft, zoals een klant of een personeelsmanager, begin dan met 'Beste'.
Tip 2 – Begrijp uw intentie. Welk type e-mail wilt u overbrengen?
Overweeg het volgende voordat u uw bericht opstelt: Welk resultaat hoop ik dat mijn e-mail zal opleveren? Wat vraag ik van de ontvanger (persoon die de e-mail ontvangt)? Door jezelf deze vragen te stellen, kun je e-mails produceren met een duidelijke intentie. Dit komt omdat zakelijke e-mails normaal gesproken kort en beleefd zijn en worden verzonden met een specifiek doel voor ogen.
Zorg ervoor dat uw onderwerpregel informatie bevat over het onderwerp waarover u wilt praten, zodat het duidelijk is voor de ontvanger. Dit voorkomt dat e-mails heen en weer worden gestuurd (veel e-mails verzenden) vanwege verwarring.
Tip 3 – Kom to the point. Houd uw e-mails duidelijk, beknopt en kort.
Onderzoekers beweren dat elke e-mail een onderbreking is, dus je e-mail moet waardevol zijn als je iemand vraagt om hem te lezen. Jeff Su zei in de Harvard Business Review: "Verspil geen tijd of woorden om ter zake te komen, wees duidelijk met waarom je berichten stuurt en wat je wilt". Enkele van de belangrijkste redenen waarom u een professionele e-mail schrijft, zijn het delen van informatie en het verstrekken van updates aan collega's en/of andere mensen.
Vergeet niet dat een professionele zakelijke e-mail normaal gesproken het ultieme formaat voor zakelijke communicatie is, omdat het mensen tijd bespaart. Vermijd daarom lange berichten, aangezien korte e-mails laten zien dat u de tijd van de ontvanger respecteert.
E-mails zijn er nu en in de toekomst. Het is mogelijk de meest efficiënte communicatiemethode in de zakenwereld, en dat zal het waarschijnlijk altijd blijven. Dit laat zien dat het schrijven van professionele e-mails een belangrijke vaardigheid is om te leren en tijd kost om te oefenen. De hierboven genoemde tips zullen u echter helpen de vaardigheid van het verzenden van professionele e-mails te verbeteren.
Via onze website kunt u soortgelijke tips ontvangen over hoe u in de zakenwereld kunt interacteren. Cursus zakelijk Engels.
Auteur: Uwais , Docent Engels