बिजनेस ईमेल लिखने के लिए जरूरी टिप्स

आप अपना कितना समय ईमेल भेजने, समीक्षा करने और उनका जवाब देने में लगाते हैं?

काम पर, ईमेल लिखना और भेजना संचार का एक विशिष्ट रूप है। साथ ही, यह संचार का सबसे आदर्श तरीका है, क्योंकि यह सभी क्षेत्रों और सभी कार्य कार्यों में त्वरित और प्रभावी है। इसके अलावा, कई कार्यस्थलों में दूरस्थ कार्य (यानी, घर से काम करना) में वृद्धि के साथ, लिखने, पढ़ने, जाँचने और ईमेल का जवाब देने की आवृत्ति बढ़ रही है।

स्टेटिस्टा के शोध के अनुसार, लगभग 4 बिलियन ईमेल उपयोगकर्ता हैं, और 2024 तक यह आंकड़ा बढ़कर 4.48 बिलियन होने की उम्मीद है। हालाँकि, ईमेल की मात्रा प्राप्त, भेजी और समीक्षा की जा सकती है, जिससे नौकरी का तनाव और जलन हो सकती है। अन्य मामलों में, आप सोच रहे होंगे और स्वयं से पूछ रहे होंगे, 'मैं इस ईमेल का उत्तर कैसे दूं'? यदि आप 'भेजें' पर क्लिक करने से पहले चिंता करने में कम समय व्यतीत करना चाहते हैं, तो आपको बेहतर ईमेल बनाने की आवश्यकता है जो आपका समय बचाएगा - जिसका उपयोग अधिक उत्पादक रूप से किया जा सकता है!

यहां संपूर्ण व्यावसायिक ईमेल बनाने के लिए तीन युक्तियां दी गई हैं

टिप 1 – अभिवादन

आपको केवल एक मौका मिलता है. इसलिए, आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि पहली बातचीत प्रभावी हो क्योंकि पहली छाप लोगों पर बनी रहती है। यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि यदि आप किसी सहकर्मी या किसी ऐसे व्यक्ति को लिख रहे हैं जिसके साथ आपका पहले से ही संबंध है, तो आप अपना ईमेल "हाय" या "हैलो" से शुरू कर सकते हैं। हालाँकि, यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को लिख रहे हैं जिसके साथ आपका कोई औपचारिक व्यावसायिक संबंध नहीं है, जैसे ग्राहक या नियुक्ति प्रबंधक, तो "प्रिय" से शुरू करें।

टिप 2 – अपने इरादे को समझें। आप किस तरह का ईमेल भेजना चाहते हैं?

अपना संदेश लिखने से पहले निम्नलिखित पर विचार करें: मुझे उम्मीद है कि मेरा ईमेल क्या परिणाम देगा? मैं प्राप्तकर्ता (वह व्यक्ति जो ईमेल प्राप्त करेगा) से क्या अनुरोध कर रहा हूँ? अपने आप से ये प्रश्न पूछने से आप स्पष्ट इरादे से ईमेल तैयार कर सकेंगे। ऐसा इसलिए है क्योंकि व्यावसायिक ईमेल सामान्य रूप से संक्षिप्त, विनम्र और विशिष्ट लक्ष्य को ध्यान में रखकर भेजे जाते हैं।

सुनिश्चित करें कि आपकी विषय पंक्ति में उस विषय के बारे में जानकारी है जिसके बारे में आप बात करना चाहते हैं, ताकि यह प्राप्तकर्ता के लिए स्पष्ट हो। यह भ्रम के कारण ईमेल को आगे-पीछे भेजने (कई ईमेल भेजने) को रोक देगा।

टिप 3 – मुद्दे पर आएं। अपने ईमेल को स्पष्ट, संक्षिप्त और संक्षिप्त रखें

शोधकर्ताओं का दावा है कि प्रत्येक ईमेल एक रुकावट है, इसलिए यदि आप किसी को इसे पढ़ने के लिए कह रहे हैं तो आपका ईमेल मूल्यवान होना चाहिए। जेफ सु ने हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू में कहा, "अपनी बात पर पहुंचने में समय या शब्द बर्बाद न करें, स्पष्ट रहें कि आप संदेश क्यों भेज रहे हैं और आप क्या चाहते हैं"। आप एक पेशेवर ईमेल क्यों लिखते हैं, इसके कुछ महत्वपूर्ण कारण जानकारी साझा करना और सहकर्मियों और/या अन्य लोगों को अपडेट प्रदान करना है।

याद रखें, व्यावसायिक संचार ईमेल आम तौर पर व्यावसायिक संचार के लिए अंतिम प्रारूप होता है क्योंकि यह लोगों के समय की बचत करता है। इसलिए, लंबे संदेशों से बचें, क्योंकि छोटे ईमेल दिखाते हैं कि आप प्राप्तकर्ता के समय का सम्मान करते हैं।

ईमेल अभी और भविष्य के लिए हैं। यह संभवतः व्यापार की दुनिया में सबसे कुशल संचार विधि है, और शायद हमेशा रहेगी। इससे पता चलता है कि पेशेवर ईमेल लिखना सीखने के लिए एक महत्वपूर्ण कौशल है और अभ्यास करने में समय लगता है। हालाँकि, ऊपर बताए गए सुझाव आपको पेशेवर ईमेल भेजने के कौशल को बेहतर बनाने में मदद करेंगे। 

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लेखक: उवैस, अंग्रेजी शिक्षक