कार्यस्थल के लिए अंग्रेजी - लिखित और मौखिक संचार में अंतर

अंग्रेजी अंतर्राष्ट्रीय व्यापार की भाषा बन गई है, चाहे हम इसे पसंद करें या नहीं! 21वीं सदी में बहुत सारा व्यावसायिक संचार दो पेशेवरों के बीच अंग्रेजी में होता है, जो दोनों इसे दूसरी भाषा के रूप में उपयोग कर रहे हैं।

मैं एक इतालवी हूँ जो 2011 से यू.के. में रह रहा हूँ, 2017 से मार्केटिंग में काम कर रहा हूँ। मैं 2017 में स्पीक अप लंदन में मार्केटिंग इंटर्न था और अब डिजिटल मार्केटिंग एग्जीक्यूटिव की भूमिका में काम करने के लिए वापस आया हूँ। मैंने देखा है कि इटली की तुलना में यू.के. में काम पर खुद को पेश करने के तरीके में बहुत अंतर है।

मैं कार्यस्थल पर रोजमर्रा के संचार, जैसे ईमेल और बैठकों से शुरुआत करूंगा।

लिखित संचार

यू.के. में ईमेल संचार अधिक अनौपचारिक होता है, लेकिन यह इस बात पर भी निर्भर करता है कि आप जिस व्यक्ति को ईमेल कर रहे हैं, उसे आप कितनी अच्छी तरह जानते हैं। हालाँकि, इटली में, आपको काम पर और उन लोगों के साथ बहुत औपचारिक शब्दावली का उपयोग करने की आवश्यकता होती है जिन्हें आप सम्मान के संकेत के रूप में नहीं जानते हैं।

जब आप यूके में काम करना शुरू करें तो ईमेल लिखने के लिए अच्छी सलाह:

● अगर आप उस व्यक्ति को नहीं जानते हैं, और आप थोड़ा और औपचारिक होना चाहते हैं, तो बातचीत की शुरुआत “गुड मॉर्निंग/आफ्टरनून/इवनिंग” से करें और ईमेल पर “बेस्ट रिगार्ड्स/काइंड रिगार्ड्स” लिखकर साइन करें। किसी कंपनी के वरिष्ठ प्रबंधक, निदेशक या सीईओ को ईमेल भेजने का यह एक अच्छा तरीका है, जब तक कि आपसे अलग-अलग वाक्यांशों या किसी विशिष्ट ईमेल टेम्पलेट का उपयोग करने के लिए न कहा जाए।
● अधिक औपचारिक संचार के लिए, या दिन के अपने पहले ईमेल में विनम्र होने के लिए, ईमेल की शुरुआत में "आशा है कि आप अच्छे हैं" जैसा वाक्य जोड़ने में संकोच न करें।
● जब आप उस व्यक्ति को बेहतर तरीके से जान लें, तो अपने सहकर्मी को "हाय/हैलो" कहकर संबोधित करें

एक पेशेवर सुझाव यह है कि आप इस बात का ध्यान रखें कि आपके सहकर्मी आपको किस प्रकार ईमेल लिखते हैं - यदि यह अनौपचारिक है, तो आप भी ऐसा कर सकते हैं, तथा मदद मांगने में न डरें।
जब मैंने काम करना शुरू किया, तो अगर मुझे कोई ईमेल भेजने में कोई अनिश्चितता होती थी, तो मैं अपने मैनेजर या किसी विश्वसनीय सहकर्मी से उसे जांचने के लिए कहता था।

मौखिक संचार

यू.के. में 13 साल रहने के बाद मेरा अनुभव यह है कि अपनी बात को स्पष्ट रूप से कहने के लिए हमेशा सीधा संवाद सबसे अच्छा तरीका नहीं होता। ब्रिटिश लोग अक्सर आपको यह बताने के लिए घुमावदार तरीके का इस्तेमाल करते हैं कि आपको क्या चाहिए क्योंकि बहुत सीधा होना असभ्य लग सकता है। मैं ऐसी संस्कृति से आता हूँ जहाँ लोग एक-दूसरे से ज़्यादा सीधे बात करते हैं। इटली, जर्मनी और कई अन्य यूरोपीय देशों में, यह बहुत आम बात है कि आप जो सोच रहे हैं, उसे सीधे कह दें।

मुझे अब उतना सीधा नहीं रह पाने में बहुत समय लग गया है जितना मैं पहले हुआ करता था जब मैं पहली बार आया था।
यू.के. में, लेकिन यह अभी भी प्रगति पर है। मैं इसे कार्यालय में या साक्षात्कारों के दौरान जिस तरह से संभालता हूँ, वह है
उन्हें यह बताना कि यह मुश्किल हो सकता है। मैंने अतीत में अपने सहकर्मियों से ये बातें कही हैं:

● "मैं सीधा-सादा होना पसंद करता हूँ - कृपया मुझे बताएँ कि क्या यह ऐसा कुछ है जिससे आप सहमत हैं।" अपने मन में, मैंने उन्हें चेतावनी दी है कि ऐसा हो सकता है, और उनसे पूछा है कि वे मुझे बताएँ कि क्या वे इस तरह से संवाद करने से खुश हैं।
● "जब मैं संवाद करता हूँ तो मैं सीधा होता हूँ, लेकिन मैं सिर्फ़ सीधा नहीं रहूँगा - मैं हमारी किसी भी समस्या का समाधान भी दूँगा या समझाऊँगा कि यह समस्या क्यों है।" इस वाक्य के साथ, मैंने अपने प्रबंधक को बताया है कि मैं उन्हें समस्याओं के बारे में सीधे बताऊँगा, लेकिन यह सिर्फ़ शिकायत करने के लिए नहीं होगा - मैं समस्याओं को ठीक करने के तरीके भी सुझाऊँगा। मुझे उम्मीद है कि इससे मैं सक्रिय दिखूँगा।

मेरी ओर से एक और प्रो टिप: अगर आप सीख रहे हैं कि किसी बात को लेकर बहुत सीधे न हों, तो गहरी सांस लें और सोचें कि आप किसी ऐसे व्यक्ति को कोई बात कैसे समझाएँगे जो आपके जैसा काम नहीं करता या आपकी कंपनी में काम नहीं करता और इसलिए उसे संदर्भ नहीं पता। इससे आपको यह समझने में मदद मिलती है कि किसी बात को नरम तरीके से कैसे कहा जाए। उदाहरण के लिए, एक प्रबंधक के रूप में, कहने के बजाय यह काम नहीं करेगा, मैं कहूंगा यहां वे कारण दिए गए हैं जिनके कारण यह काम नहीं कर सकता:..

हमारे दौरान व्यावसायिक अंग्रेजी पाठ्यक्रम, आप विभिन्न बैठक परिदृश्यों में भूमिका निभाने और ईमेल लिखना सीखने के माध्यम से इनमें से कुछ अंतर-सांस्कृतिक मुद्दों को हल करना सीखेंगे।