તમે તમારો કેટલો સમય ઈમેલ મોકલવા, સમીક્ષા કરવા અને જવાબ આપવા માટે ફાળવો છો?

કામ પર, ઇમેઇલ્સ લખવા અને મોકલવા એ સંચારનું એક વિશિષ્ટ સ્વરૂપ છે. ઉપરાંત, તે સંદેશાવ્યવહારની સૌથી આદર્શ પદ્ધતિ છે, કારણ કે તે તમામ ક્ષેત્રો અને તમામ નોકરીના કાર્યોમાં ઝડપી અને અસરકારક છે. વધુમાં, અસંખ્ય કાર્યસ્થળોમાં રિમોટ વર્ક (એટલે ​​​​કે ઘરેથી કામ કરવું) માં વધારા સાથે, લેખન, વાંચન, તપાસ અને ઇમેઇલ્સનો જવાબ આપવાની આવર્તન વધી રહી છે.

સ્ટેટિસ્ટાના સંશોધન મુજબ, અંદાજે 4 બિલિયન ઈમેલ યુઝર્સ છે અને 2024 સુધીમાં આ આંકડો વધીને 4.48 બિલિયન થવાની ધારણા છે. જો કે, પ્રાપ્ત, મોકલવામાં અને સમીક્ષા કરાયેલા ઈમેઈલની સંખ્યા જોબ તણાવ અને બર્નઆઉટ તરફ દોરી શકે છે. અન્ય કિસ્સાઓમાં, તમે આશ્ચર્ય પામી શકો છો અને તમારી જાતને પૂછી શકો છો, 'હું આ ઇમેઇલનો કેવી રીતે જવાબ આપું'? જો તમે 'મોકલો' પર ક્લિક કરતાં પહેલાં ચિંતામાં ઓછો સમય પસાર કરવા માંગતા હો, તો તમારે શ્રેષ્ઠ ઈમેઈલ બનાવવાની જરૂર છે જે તમારો સમય બચાવશે - જેનો વધુ ઉત્પાદક રીતે ઉપયોગ થઈ શકે છે!

સંપૂર્ણ વ્યવસાય ઇમેઇલ બનાવવા માટે અહીં ત્રણ ટિપ્સ છે

ટીપ 1 - શુભેચ્છા

તમને માત્ર એક જ તક મળશે. તેથી, તમારે ખાતરી કરવી જોઈએ કે પ્રથમ ક્રિયાપ્રતિક્રિયા અસરકારક છે કારણ કે પ્રથમ છાપ લોકો સાથે વળગી રહે છે. એ યાદ રાખવું અગત્યનું છે કે, જો તમે કોઈ સાથીદારને અથવા જેની સાથે તમે પહેલાથી જ કનેક્શન ધરાવો છો તેને લખી રહ્યા છો, તો તમે તમારા ઈમેલને “Hi” અથવા “Hello” થી શરૂ કરી શકો છો. જો કે, જો તમે કોઈ એવી વ્યક્તિને લખી રહ્યા હોવ જેની સાથે તમારો ઔપચારિક વ્યવસાય સંબંધ ન હોય, જેમ કે ક્લાયન્ટ અથવા હાયરિંગ મેનેજર, તો "ડિયર" થી શરૂઆત કરો.

ટીપ 2 - તમારો ઈરાદો સમજો. તમે કયા પ્રકારનો ઈમેલ મોકલવા માંગો છો?

તમારો સંદેશ લખતા પહેલા નીચેની બાબતોનો વિચાર કરો: હું આશા રાખું છું કે મારો ઈમેલ શું પરિણામ આપશે? હું પ્રાપ્તકર્તાને શું વિનંતી કરું છું (જે વ્યક્તિ ઈમેલ પ્રાપ્ત કરશે)? તમારી જાતને આ પ્રશ્નો પૂછવાથી તમે સ્પષ્ટ ઇરાદા સાથે ઇમેઇલ્સ ઉત્પન્ન કરી શકશો. આ એટલા માટે છે કારણ કે વ્યવસાયિક ઇમેઇલ્સ સામાન્ય રીતે સંક્ષિપ્ત, નમ્ર અને ચોક્કસ લક્ષ્યને ધ્યાનમાં રાખીને મોકલવામાં આવે છે.

ખાતરી કરો કે તમારી વિષય લાઇનમાં તમે જે વિષય વિશે વાત કરવા માંગો છો તે સંબંધિત માહિતી છે, જેથી તે પ્રાપ્તકર્તાને સ્પષ્ટ થાય. આ મૂંઝવણને કારણે ઇમેલને આગળ અને પાછળ મોકલતા અટકાવશે (ઘણા ઇમેઇલ્સ મોકલો).

ટીપ 3 - મુદ્દા પર જાઓ. તમારા ઇમેઇલ્સ સ્પષ્ટ, સંક્ષિપ્ત અને સંક્ષિપ્ત રાખો

સંશોધકો દાવો કરે છે કે દરેક ઇમેઇલ એક વિક્ષેપ છે, તેથી જો તમે કોઈને તેને વાંચવા માટે કહો છો તો તમારું ઇમેઇલ મૂલ્યવાન હોવું જોઈએ. જેફ સુએ હાર્વર્ડ બિઝનેસ રિવ્યુમાં જણાવ્યું હતું કે, "તમારા મુદ્દા પર પહોંચવામાં સમય અથવા શબ્દો બગાડો નહીં, તમે શા માટે મેસેજિંગ કરી રહ્યાં છો અને તમને શું જોઈએ છે તે સ્પષ્ટ કરો". તમે વ્યવસાયિક ઈમેઈલ શા માટે લખો છો તેના કેટલાક મહત્વના કારણો એ છે કે માહિતી શેર કરવી અને સાથીદારો અને/અથવા અન્ય લોકોને અપડેટ્સ પ્રદાન કરવી.

યાદ રાખો, વ્યવસાયિક વ્યાપારી ઈમેઈલ સામાન્ય રીતે બિઝનેસ કોમ્યુનિકેશન માટે અંતિમ ફોર્મેટ છે કારણ કે તે લોકોનો સમય બચાવે છે. તેથી, લાંબા સંદેશા ટાળો, કારણ કે ટૂંકા ઇમેઇલ્સ દર્શાવે છે કે તમે પ્રાપ્તકર્તાના સમયનો આદર કરો છો.

ઈમેઈલ અત્યારે અને ભવિષ્ય માટે અહીં છે. તે સંભવતઃ વ્યવસાયની દુનિયામાં સૌથી કાર્યક્ષમ સંચાર પદ્ધતિ છે, અને કદાચ હંમેશા રહેશે. આ બતાવે છે કે વ્યાવસાયિક ઈમેઈલ લખવું એ શીખવા માટેનું મહત્વનું કૌશલ્ય છે અને પ્રેક્ટિસ કરવામાં સમય લે છે. જો કે, ઉપર જણાવેલી ટીપ્સ તમને વ્યાવસાયિક ઈમેઈલ મોકલવાની કુશળતા સુધારવામાં મદદ કરશે. 

તમે અમારા દ્વારા વ્યવસાયની દુનિયામાં કેવી રીતે ક્રિયાપ્રતિક્રિયા કરવી તે માટેની સમાન ટીપ્સ પ્રાપ્ત કરી શકો છો વ્યવસાય અંગ્રેજી કોર્સ.

લેખક: ઉવૈસ, અંગ્રેજી શિક્ષક