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Wie viel Ihrer Zeit widmen Sie dem Senden, Überprüfen und Beantworten von E-Mails?

Im Beruf ist das Schreiben und Versenden von E-Mails eine typische Form der Kommunikation. Außerdem ist es die ideale Kommunikationsmethode, da es in allen Bereichen und allen Arbeitsfunktionen schnell und effektiv ist. Darüber hinaus nimmt mit der zunehmenden Fernarbeit (dh Arbeiten von zu Hause aus), die an zahlreichen Arbeitsplätzen eingeführt wird, die Häufigkeit des Schreibens, Lesens, Prüfens und Beantwortens von E-Mails zu.

Laut einer Studie von Statista gibt es etwa 4 Milliarden E-Mail-Nutzer, und bis 2024 wird diese Zahl voraussichtlich auf 4.48 Milliarden steigen. Die Menge der empfangenen, gesendeten und überprüften E-Mails kann jedoch zu Arbeitsstress und Burnout führen. In anderen Fällen fragen Sie sich vielleicht: „Wie antworte ich auf diese E-Mail?“ Wenn Sie weniger Zeit damit verbringen möchten, sich Gedanken zu machen, bevor Sie auf „Senden“ klicken, müssen Sie besser darin werden, großartige E-Mails zu erstellen, die Ihnen Zeit sparen – die Sie produktiver nutzen könnten!

Hier sind drei Tipps zum Erstellen der perfekten Geschäfts-E-Mail

Tipp 1 - Begrüßung.

Du bekommst nur eine Chance. Deshalb müssen Sie sicherstellen, dass die erste Interaktion effektiv ist, denn der erste Eindruck bleibt bei den Menschen hängen. Denken Sie daran, dass Sie Ihre E-Mail mit „Hallo“ oder „Hallo“ beginnen können, wenn Sie einem Kollegen oder jemandem schreiben, mit dem Sie bereits eine Verbindung haben. Wenn Sie jedoch an jemanden schreiben, mit dem Sie keine formelle Geschäftsbeziehung haben, etwa einen Kunden oder einen Personalmanager, beginnen Sie mit „Sehr geehrte Damen und Herren“.

Tipp 2 – Verstehen Sie Ihre Absicht. Welche Art von E-Mail möchten Sie übermitteln?

Berücksichtigen Sie Folgendes, bevor Sie Ihre Nachricht verfassen: Welches Ergebnis erhoffe ich mir von meiner E-Mail? Was verlange ich vom Empfänger (Person, die die E-Mail erhält)? Wenn Sie sich diese Fragen stellen, können Sie E-Mails mit einer klaren Absicht verfassen. Dies liegt daran, dass geschäftliche E-Mails normalerweise kurz, höflich und mit einem bestimmten Ziel versendet werden.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Betreffzeile Informationen zu dem Thema enthält, über das Sie sprechen möchten, damit es für den Empfänger klar ist. Dadurch wird verhindert, dass E-Mails aufgrund von Verwirrung hin und her gesendet werden (senden Sie viele E-Mails).

Tipp 3 – Kommen Sie auf den Punkt. Halten Sie Ihre E-Mails klar, prägnant und kurz.

Forscher behaupten, dass jede E-Mail eine Unterbrechung ist, daher muss Ihre E-Mail wertvoll sein, wenn Sie jemanden bitten, sie zu lesen. Jeff Su sagte in der Harvard Business Review: „Vergeuden Sie keine Zeit oder Worte, um auf den Punkt zu kommen, machen Sie deutlich, warum Sie Nachrichten senden und was Sie wollen.“ Einige der wichtigen Gründe, warum Sie eine professionelle E-Mail schreiben, sind der Austausch von Informationen und die Bereitstellung von Updates für Kollegen und/oder andere Personen.

Denken Sie daran, dass eine professionelle geschäftliche E-Mail normalerweise das ultimative Format für die geschäftliche Kommunikation ist, da sie den Menschen Zeit spart. Vermeiden Sie daher lange Nachrichten, denn kurze E-Mails zeigen, dass Sie die Zeit des Empfängers respektieren.  

E-Mails sind jetzt und in Zukunft da. Es ist möglicherweise die effizienteste Kommunikationsmethode in der Geschäftswelt und wird es wahrscheinlich auch immer sein. Dies zeigt, dass das Verfassen professioneller E-Mails eine wichtige Fähigkeit ist, die es zu erlernen gilt und deren Übung Zeit erfordert. Die oben genannten Tipps helfen Ihnen jedoch dabei, Ihre Fähigkeiten im professionellen E-Mail-Versand zu verbessern.

Autor: UwaisEnglisch-Lehrer