Hvor meget af din tid bruger du på at sende, gennemgå og besvare e-mails?
På arbejdet er skrivning og afsendelse af e-mails en typisk form for kommunikation. Det er også den mest ideelle kommunikationsmetode, da den er hurtig og effektiv på alle områder og alle jobfunktioner. Ydermere, med stigningen i fjernarbejde (dvs. at arbejde hjemmefra) introduceret på adskillige arbejdspladser, er hyppigheden af at skrive, læse, tjekke og svare på e-mails stigende.
Ifølge forskning fra Statista er der cirka 4 milliarder e-mail-brugere, og i 2024 forventes dette tal at stige til 4.48 milliarder. Mængden af e-mails modtaget, sendt og gennemgået kan dog føre til jobstress og udbrændthed. I andre tilfælde undrer du dig måske og spørger dig selv: 'Hvordan svarer jeg på denne e-mail'? Hvis du vil bruge mindre tid på at bekymre dig, før du klikker på 'send', skal du blive bedre til at skabe fantastiske e-mails, der sparer dig tid – som kunne bruges mere produktivt!
Her er tre tips til at skabe den perfekte forretningsmail
Tip 1 - Hilsen.
Du får kun én chance. Derfor skal du sikre dig, at den første interaktion er effektiv, fordi førstehåndsindtryk hænger sammen med mennesker. Det er vigtigt at huske, at hvis du skriver til en kollega eller en du allerede har forbindelse med, kan du starte din e-mail med "Hej" eller "Hej". Men hvis du skriver til en person, du ikke har et formelt forretningsforhold til, f.eks. en kunde eller en ansættelseschef, så start med "Kære".
Tip 2 - Forstå din hensigt. Hvilken type e-mail vil du gerne formidle?
Overvej følgende, før du skriver din besked: Hvilket resultat håber jeg, at min e-mail ville give? Hvad anmoder jeg om af modtageren (personen, der vil modtage e-mailen)? At stille dig selv disse spørgsmål vil give dig mulighed for at producere e-mails med en klar hensigt. Dette skyldes, at forretnings-e-mails normalt er korte, høflige og sendt med et bestemt mål for øje.
Sørg for, at din emnelinje har oplysninger om det emne, du vil tale om, så det er tydeligt for modtageren. Dette vil forhindre e-mails i at blive sendt frem og tilbage (send mange e-mails) på grund af forvirring.
Tip 3 – Kom til sagen. Hold dine e-mails klare, præcise og korte.
Forskere hævder, at hver e-mail er en afbrydelse, så din e-mail skal være værdifuld, hvis du beder nogen om at læse den. Jeff Su sagde i Harvard Business Review, "Spild ikke tid eller ord på at komme til dit punkt, vær klar over, hvorfor du sender beskeder, og hvad du vil have". Nogle af de vigtige grunde til, at du skriver en professionel e-mail, er at dele information og give opdateringer til kolleger og/eller andre mennesker.
Husk, at en professionel virksomheds-e-mail normalt er det ultimative format til forretningskommunikation, fordi det sparer folk tid. Undgå derfor lange beskeder, da korte mails viser, at du respekterer modtagerens tid.
E-mails er her nu og for fremtiden. Det er muligvis den mest effektive kommunikationsmetode i erhvervslivet, og vil sandsynligvis altid være det. Dette viser, at det at skrive professionelle e-mails er en vigtig færdighed at lære og tager tid at øve sig på. De ovennævnte tips vil dog hjælpe dig med at forbedre evnen til at sende professionelle e-mails.
Forfatter: Uwais , Engelsklærer