نصائح أساسية لكتابة بريد إلكتروني للأعمال

ما مقدار الوقت الذي تخصصه لإرسال رسائل البريد الإلكتروني ومراجعتها والرد عليها؟

في العمل ، تعد كتابة رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها شكلاً نموذجيًا من أشكال الاتصال. كما أنها الطريقة المثلى للتواصل ، فهي سريعة وفعالة في جميع المجالات وجميع وظائف العمل. علاوة على ذلك ، مع زيادة العمل عن بعد (أي العمل من المنزل) الذي تم إدخاله في العديد من أماكن العمل ، يزداد تواتر الكتابة والقراءة والتحقق والرد على رسائل البريد الإلكتروني.

وفقًا لبحث من Statista ، هناك ما يقرب من 4 مليارات مستخدم للبريد الإلكتروني ، وبحلول عام 2024 ، من المتوقع أن يرتفع هذا الرقم إلى 4.48 مليار. ومع ذلك ، فإن كمية رسائل البريد الإلكتروني المستلمة والمرسلة والمراجعة يمكن أن تؤدي إلى إجهاد الوظيفة والإرهاق. في حالات أخرى ، قد تتساءل وتسأل نفسك ، "كيف يمكنني الرد على هذا البريد الإلكتروني"؟ إذا كنت ترغب في قضاء وقت أقل في القلق قبل النقر فوق "إرسال" ، فأنت بحاجة إلى التحسن في إنشاء رسائل بريد إلكتروني رائعة توفر لك الوقت - والذي يمكن استخدامه بشكل أكثر إنتاجية!

فيما يلي ثلاث نصائح لإنشاء بريد إلكتروني مثالي للعمل

نصيحة 1 – التحية

لديك فرصة واحدة فقط. لذلك يجب عليك التأكد من أن التفاعل الأول فعال لأن الانطباعات الأولى تلتصق بالناس. من المهم أن تتذكر أنه إذا كنت تكتب إلى زميل أو شخص لديك اتصال به بالفعل، فيمكنك بدء بريدك الإلكتروني بـ "مرحبًا" أو "مرحبًا". ومع ذلك، إذا كنت تكتب إلى شخص ليس لديك علاقة عمل رسمية معه، مثل عميل أو مدير توظيف، فابدأ بـ "عزيزي".

النصيحة الثانية - افهم قصدك. ما نوع البريد الإلكتروني الذي ترغب في نقله؟

ضع في اعتبارك ما يلي قبل كتابة رسالتك: ما النتيجة التي أتمنى أن ينتجها بريدي الإلكتروني؟ ما الذي أطلبه من المستلم (الشخص الذي سيتلقى البريد الإلكتروني)؟ سيسمح لك طرح هذه الأسئلة على نفسك بإرسال رسائل بريد إلكتروني بنية واضحة. وذلك لأن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل تكون عادةً موجزة ومهذبة ويتم إرسالها بهدف محدد في الاعتبار.

تأكد من أن سطر الموضوع الخاص بك يحتوي على معلومات تتعلق بالموضوع الذي تريد التحدث عنه ، بحيث يكون واضحًا للمتلقي. سيؤدي هذا إلى إيقاف إرسال رسائل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا (إرسال العديد من رسائل البريد الإلكتروني) بسبب الارتباك.

النصيحة 3 - كن واضحًا وموجزًا ​​ومختصرًا في رسائلك الإلكترونية.

يدعي الباحثون أن كل بريد إلكتروني يمثل مقاطعة ، لذلك يجب أن يكون بريدك الإلكتروني ذا قيمة إذا كنت تطلب من شخص ما قراءته. قال جيف سو في هارفارد بيزنس ريفيو ، "لا تضيع الوقت أو الكلمات في الوصول إلى وجهة نظرك ، كن واضحًا بشأن سبب مراسلتك وما تريده". تتمثل بعض الأسباب المهمة التي تجعلك تكتب بريدًا إلكترونيًا احترافيًا في مشاركة المعلومات وتقديم التحديثات للزملاء و / أو الأشخاص الآخرين.

تذكر أن البريد الإلكتروني الاحترافي الخاص بالعمل هو عادةً التنسيق النهائي لاتصالات الأعمال لأنه يوفر وقت الأشخاص. لذلك ، تجنب الرسائل الطويلة ، حيث تظهر رسائل البريد الإلكتروني القصيرة أنك تحترم وقت المستلم.

إن رسائل البريد الإلكتروني موجودة الآن وفي المستقبل. ربما تكون هذه الطريقة هي الأكثر فعالية في عالم الأعمال، وربما ستظل كذلك دائمًا. وهذا يوضح أن كتابة رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية مهارة مهمة يجب تعلمها وتستغرق وقتًا لممارستها. ومع ذلك، ستساعدك النصائح المذكورة أعلاه على تحسين مهارة إرسال رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية. 

يمكنك الحصول على نصائح مماثلة حول كيفية التفاعل في عالم الأعمال من خلال دورة اللغة الإنجليزية للأعمال.

 

المؤلف : عويس ، معلم لغة إنجليزية